Các loại số hotline hiện nay và kinh nghiệm lựa chọn, triển khai tổng đài

Các loại số hotline hiện nay và kinh nghiệm…

Với mỗi doanh nghiệp, việc xây dựng hình ảnh, thương hiệu cần nhiều thời gian, công sức. Công việc dù nhỏ dù to đều quan trọng không kém, góp phần vào sự phát triển chung của doanh nghiệp.

Hôm nay chúng ta sẽ cùng bàn luận về các đầu số hotline, một số kinh nghiệm khi lựa chọn số hotline tổng đài.

Vậy hiện nay có những loại đầu số Hotline nào mà doanh nghiệp có thể sử dụng?

– Đầu số di động: Đây là đầu số được đa số các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh, shop thường hay sử dụng. Bởi tính di động, dễ triển khai, linh hoạt vốn có. Ví dụ: 098x xxx xxx,…

– Đầu số cố định: Đây là đầu số điện thoại dùng chủ yếu bởi doanh nghiệp. Với các yêu cầu cao về hiệu năng, khả năng đáp ứng các nhu cầu, yêu cầu phức tạp hơn. Đầu số cho phép gọi đi, nhận cuộc gọi đến và hỗ trợ gọi quốc tế chiều đi, về.

– Đầu số hotline 1800: Đây là loại đầu số làm hotline chăm sóc khách hàng, đầu số 1800 miễn cước khách hàng khi gọi tới. Đầu số 1800 chỉ cho phép nhận cuộc gọi vào, không cho phép gọi ra.

– Đầu số hotline 1900: Phổ biến nhất trong các doanh nghiệp hiện nay. Tính đa dụng và thực tiễn cao, doanh nghiệp điển hình đang sử dụng như Ngân hàng, Công ty Bảo hiểm, thậm chí Công ty Điện lực,… Với mức cước thấp nhất là 1.000đ/phút và cao nhất 8.000đ/phút. Doanh nghiệp được phân chia lại một phần doanh thu phát sinh. Đầu số 1900 chỉ cho phép nhận cuộc gọi vào, không cho phép gọi ra.

Xác định nhu cầu, mục đích, lựa chọn loại đầu số hotline phù hợp

Việc xác định đầu số nào thì sẽ phù hợp với mô hình kinh doanh, lĩnh vực mà doanh nghiệp đang hoạt động là rất quan trọng. Điều này ảnh hưởng lớn đến việc thành công của tổng đài, duy trì được hệ thống hotline dài lâu.

Không có bất kỳ công thức hay nguyên tắc nào đúng với mọi doanh nghiệp, và việc lựa chọn quyết định hoàn toàn phụ thuộc vào doanh nghiệp. Như vậy, theo các loại đầu số ở trên, cùng với lĩnh vực mà do doanh nghiệp đang hoạt động, lượng khách hàng, thói quen người dùng mà có thể xác định được nên chọn đầu số nào cho phù hợp.

Xây dựng hệ thống tổng đài

Để có thể phác thảo nên hệ thống hoàn chỉnh thì doanh nghiệp cần xác định một số mục như sau:

Cần bao nhiêu máy nhánh cho nhân viên? Việc này giúp Doanh nghiệp biết sẽ cần triển khai số lượng máy nhánh tương ứng.
Cần ghi âm cuộc gọi không, nếu có thì cần ghi âm trong bao lâu?
Kịch bản cuộc gọi như thế nào, cần lời chào không, cần chia phòng ban không, thời gian nhận cuộc gọi trong giờ, ngoài giờ làm việc ra sao?
Có cần kết nối tổng đài với các hệ thống khác hay không, ví dụ kết nối tổng đài với CRM, ERP.
Cần khoảng bao nhiêu cuộc gọi đồng thời cùng lúc?
Ai sẽ quản trị, quản lý tổng đài? Doanh nghiệp hoàn toàn có thể nhờ đến đội ngũ kỹ thuật của nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ.
Nên chọn tổng đài ảo Cloud hay tổng đài vật lý?
Có thể tận dụng hệ thống tổng đài Analog sẵn có không?

Cân đối chi phí đầu tư

Đối với số tổng đài thì có hai phần chi phí khá rõ ràng, đó là phí xây dựng đầu tư ban đầu và phí duy trì hàng tháng.

Đối với phí ban đầu: Phí khởi tạo dịch vụ/ hệ thống.

Đối với phí duy trì: Là loại phí thuê bao hàng tháng của các đầu số

KẾT LUẬN:

Qua các chia sẻ trên, chúng tôi hy vọng doanh nghiệp có thể phần nào hình dung được hệ thống tổng đài và xác định được nên sử dụng đầu số nào làm hotline. Mọi thắc mắc hỗ trợ quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ số hotline để được giải đáp. Xin trân trọng cảm ơn.